Cette page wiki contient les informations sur le déroulement de la réunion du CdP, tenue en date du 16 janvier 2024 ; en ligne. Le CdP s'applique, autant que possible, à se conformer à la Charte (ici, en particulier, il s'agit de la section 4.4 - Procédures de Convocation et Conduite des Réunions du Comité) régissant ses activités.

• Titre : FPAC - Réunions du Comité de Pilotage (CdP)
• Agenda : Mon agenda
• Date de début : mardi 16 janvier 2024 15:00 (mardi 16 janvier 2024 14:00, GMT Standard Time)
• Date de fin : mardi 16 janvier 2024 16:00 (mardi 16 janvier 2024 15:00, GMT Standard Time)
• Lieu : https://isoc.zoom.us/j/84420233967?pwd=nNvirNoWzEYzaZ6EtdF2EhxbIHOEGE.1
• Organisateur : Ghislain Nkeramugaba Nkeramugaba@isoc.org
• Membres du CdP : Samuel Triolet, Luc Missidimbazi, Landry Lingombe, Serge Parfait, Pascal Mouandza, Nico Tshintu, Olivier Leloustre, Cedric Mbeyet, Willy Manga, Jean Baptiste Millogo, Ghislain Nkeramugaba, Chancelle Mbara, Sylvain BAYA.

• https://www.cmnog.cm/dokuwiki/CAPF
• https://www.cmnog.cm/dokuwiki/CAPF/Piloting-Committee
• https://docs.google.com/document/d/1a__-880GeLJdYJySbrXBMxgb4IlN0HhBxv-KUHYMD3Q/edit?usp=sharing

[Ébauche] Ordre du Jour

• Brève Introduction (5 mn)
• Vérification Quorum (5 mn)
• Adoption Ordre du Jour (5 mn)
• Bilan 2023 (10 mn)
• Planification 2024 - “Focus Forum FPAC” (30 mn)
• Divers (5 mn)

• Début : 14h05 UTC
• Fin : 15h00 UTC
• Présents : Luc Missidimbazi, Landry Lingombe, Serge Parfait, Willy Manga, Nico Tshintu, Olivier Leloustre, Cedric Mbeyet, Ghislain Nkeramugaba, Chancelle Mbara, Sylvain BAYA.

Sylvain, Coprésident du CdP, ouvre les travaux relatif à la réunion du 16 janvier 2024 ; alors qu'il est 15h05mn UTC. Il remercie tous les membres présents pour avoir honoré à l'invitation, puis introduit brièvement le contexte. L'objectif étant de s'accorder sur la planification et le lancement des activités pour le compte de l'année 2024.

La vérification du quorum faite, le CdP constate que le quorum est atteint ¹⁾. Le Coprésident déclare, alors, que la réunion peut se poursuivre de façon entièrement valide ; car la réunion satisfait aux exigences ²⁾ de la Charte du CdP.

Sur les treize membres (du CdP) invités, dix répondent présents et deux ont préalablement transmis leurs excuses.

Samuel Triolet (excusé !), Jean Baptiste Millogo (excusé !), Pascal Mouandza (absent !)

Le Comité de Pilotage (CdP) adopte, à l'unanimité sans amandement, l'Ordre du Jour proposé.

Le Coprésident poursuit alors la conduite de la réunion, en s'appuyant sur les points suivants inscrits à l'ordre du jour.

Il est 15 heures passées de 10 minutes (UTC), lorsque le Coprésident évoque rapidement la nécessité de (i) revenir sur les activités qui ont meublées l'année 2023, (ii) évaluer leur impact afin de (iii) s'en servir pour améliorer la qualité des activités à mener pendant l'année 2024. Il passe, ensuite, la parole à Ghislain pour rafraîchir la mémoire du CdP, relativement à l'ensemble des activités menées au cours de l'année 2023.

Ghislain fait, de mémoire, le résumé suivant :

La première édition du forum FPAC en présentiel
s'est déroulée au Congo, en marge du forum OSIANE,
en avril 2023. L'équipe a fait face à des challenges
audio/visuel ; autant pour les participants en
salle que pour les participants à distante. En
terme de statistiques de participation, l'édition
2023 du FPAC a rassemblé, pratiquement, douze (12)
peronnes en salle et dix (10) en ligne.

C'était une bonne expérience ! un bon test pour
le Comité de Pilotage (CdP) intérimaire. Au cours
de l'année 2023, nous (ISOC) sommes passés d'une
assistance à une phase de transfert progressif 
des responsabilités du forum FPAC à la communauté 
du Peering d'Afrique Centrale. Ce qui suggère un 
replis/retrait progressif en faveur d'une gestion 
plus communautaire, caractérisée par l'animation 
du forum par la communauté sous-régionale et ISOC 
jouant un rôle de second plan en appui logistique 
et assistance en cas de consultation.

Par ailleurs, Ghislain rappelle que Samuel nous a envoyé un courriel, à la veille de la réunion, pour signaler son indisponibilité et infomer le CdP qu'il a changé de rôle au niveau de FANCE-IX. En effet, il a été affecté à un poste au sein de l'association ³⁾ France-IX, ce qui le focalise désormais sur le segment Europe et réduira son implication au sein du CdP du forum FPAC.

Ghislain attire alors l'attention du CdP sur l'opportunité de considérer son éventuel remplacement. Le Coprésident reçoit la suggestion et indique que le sujet pourra être traité au cours d'une prochaine assise. En effet, aucun des points insccrits à l'ordre du jour, de l'assise en cours, ne couvre ce sujet.

Sylvain remercie Ghislain pour sa contribution au bilan du FPAC pour l'année 2023, puis il encourage les membres soit à compléter ce résumé, soit à poser une question de clarification (le cas échéant).

Serge observe que le CdP a expérimenté, depuis la dernière réunion (date : 26 juin 2023), une longue période d'inactivité et de silence. Il sollicite que les Coprésidents puissent expliquer les challenges qu'ils ont rencontré ; pour aboutir à une telle inertie.

Sylvain remercie Serge pour avoir évoqué cet aspect incontournable du bilan de l'année 2023. Il explique que la rupture inopinée des activités au sein du CdP est un malheureux incident qui prouve qu'il y a beaucoup de tâches à exécuter et que la focalisation sur les activités du FPAC nécessite l'implication volontaire de chacun des membres du CdP.
Il ajoute que les Coprésidents Intérimaires ⁴⁾ avaient été sollicité (par courriel en date du 03 juillet 2023) par les nouveaux Coprésidents pour procéder à une prise de fonction effective (avec transfert des dossiers et outils disponibles pour l'exercice de la fonction).
Un courriel (daté du 11 juillet 2023), signé par les deux Coprésidents, avait aussi été transmis, à tous les membres du CdP ; en guise de remerciement, d'acceptation de la fonction et de proposition de jalons.
Aucune réponse à ces deux courriels n'ayant été reçue, l'observation de l'écosystème a orienté le choix vers le silence au lieu de relances ; qui auraient, probablement, perturbé d'autres engagements plus urgents.
Heureusement, le fait d'avoir rompu la continuité du travail de groupe n'a pas stoppé l'activité au bénéfice du Forum FPAC.
La préparation d'un environnement de travail a été, silencieusement, amorcée et le contenu produit est ouvert à toute revue ⁵⁾.

Les représentants d'ISOC, par la voix de Ghislain, s'excusent de l'impact de leur indisponibilité, indépendante de leur bonne volonté. Il l'expliquent par l'étendue de leur agenda d'événements couvrant les sous-régions d'Afrique et d'autres régions (incluant cette d'Afrique).
Ghislain ajoute que cette situation démontre la validité de la décision de transférer la gestion du forum FPAC et des autres, forum sous-régionaux, à leurs communautés respectives.

À 15 heures 18 minutes, Sylvain introduit le point sur la planification en signalant que la réunion qui avait été sollicitée ⁶⁾ par les Coprésidents, avec les Intérimaires d'ISOC, a finalement eu lieu en date du 10 janvier 2024. La recommandation principale, à l'issue de cette concertation, a été de focaliser les activités, pour cette année, sur l'organisation du forum FPAC.

Ghislain prend la parole et commence par remercier tous les volontaires qui ont contribués comme membres du Comité de Pilotage (CdP) depuis le début.

Puis, il partage les éléments suivants :

  * Pour 2024, avec JB, nous nous sommes dit que à cause de la
disponibilité réduite des membres volontaires (en principe, chaque
volontaire donne juste 1h de temps par semaine), et le fait qu'il n'y a pas de
personnel à temps plein ; il a été recommandé aux Coprésidents de
réduire les ambitions d'activités hors-forum FPAC, afin d'éviter une surcharge.
  * Pour cette année, nous nous sommes dit avec Jean-Baptiste, que chaque fois
que le forum AFPIF passe dans une sous-région ; alors le forum
sous-régional correspondant deva être virtuel cette année-là. Ceci afin de ne
pas disperser les ressources limitées. Sur cette base, l'édition du forum FPAC
devra donc être virtuelle, cette année ; sachant que l'édition 2024 du forum
régional AFPIF se tiendra en RDC (même sous-région)
  * Ainsi le budget pour l'organisation de l'édition 2024 du forum FPAC est 
plafonné à $5000 US.

Sur la lancée du sujet de la charge de travail raisonnable pour des volontaires, Cedrick propose : d'adopter, pour les réunions du CdP, une régularité d'une fois toutes les deux semaines. Il précise qu'il ne faudrait pas être : (i) ni trop long, (ii) ni trop lourd. Sachant que plusieurs ont plusieurs autres engagements au sein de l'écosystème et que certains se rencontrent, d'ailleurs, dans des activités hors du continent africain.

Il pose ensuite la question du choix d'une date convenable pour la tenue de l'édition 2024 du forum FPAC.

Serge, rebondissant sur la fréquence des réunions du CdP, suggère de suivre une approche inverse. Au lieu d'adopter une régularité qui pourraient s'avérer innappropriée en fonction de la charge du travail, à son avis : il serait préférable d'évaluer préalablement la charge de travail afin de dresser un calendrier plus réaliste. En cas de surcharge, soudaine, il sera toujours temps/opportun de s'ajuster afin d'apurer le volume des tâches courantes. D'où l'intérêt de répondre à la question suivante : Qu'est-ce que nous avons à faire pour l'organisation du FPAC 2024 ?

Cédrick approuve l'approche consistant à définir préalablement la charge de travail nécessaire pour l'organisation de l'édition 2024 du forum FPAC.

Il suggère, entre autre, au CdP d'envisager le jumelage de l'édition FPAC 2024 avec le forum AfPIF 2024. Par exemple, réserver une journée FPAC en marge d'AfPIF. Il estime, par ailleurs, qu'il est nécessaire que le CdP ait une réponse à la question suivante : Quelle a été la raison qui a motivé le passage en format virtuel, pour FPAC 2024 ?

Ghislain est interpellé, par le Coprésident, sur la suggestion de Cédrick et répond qu'il n'a pas de commentaire, pour le moment. Il observe juste qu'il s'agit d'une bonne idée à explorer.

Serge appuie l'idée de Cédrick : organiser une journée FPAC en marge d'AFPIF ; avec pour objectif faire connaitre le forum sous-régional de l'Afrique Centrale.

Willy demande à prendre la parole, il commence par solliciter un rappel de la date de l'édition 2024 du forum régional AFPIF.

La réponse est donnée par Ghislain : Du 20 - 22 Août 2024.

Willy le remercie, avant de poursuivre son intervention : en fonction des objectifs du Forum FPAC, cela peut être inopportun de jumeler deux événements de tailles si différentes. Il fait savoir que les objectifs des deux événements sont bien distincts. Précisant que si les objectifs des deux forum ne sont pas alignés ; AFPIF ne pourra pas permettre à FPAC d'avoir une bonne visibilté.

Nico, s'exprimant à la suite de Willy, ajoute que les gens prennent part à un événement pour un objectif précis ; ce qui suggère qu'un jumelage aurait pour conséquence que les objectifs de l'un puissent noyer ceux de l'autre.

Puis il suggère que l'édition 2024 du forum FPAC puisse être programmée bien avant la date du forum AfPIF qui se tiendra en août 2024. Avec pour objectif de mobiliser la communauté de la sous-région pour une grande mobilisation au rendez-vous régional au mois d'Août 2024. Ajoutant que l'option de réservation d'une journée dédiée pour l'Afrique Centrale pendant le forum AfPIF, ne serait pas très intéressante à implémenter au vue de la divesité des Cahiers de Charges.

Ghislain acquiesce, ajoutant que le propos de Nico a du sens ; car lors du jumelage avec le salon OSIANE⁷⁾, l'audience n'était pas présente spécifiquement pour FPAC. Peut-être qu'il serait possible d'envisager tenir le fourum FPAC pendant la semaine d'avant, mais cela imposera un alourdissement de contrainte pour les participants qui voudraient prendre par aux deux événements. Rallongement de jours aux planning des participants, ce qui résulterait en un coût individuel plus élevé…

Cédrick intervient en observant que tout dépend des objectifs que nous voulons nous fixer. Profiter de la présence des gens à AFPIF pour la promotion de FPAC ; mais c'est un objectif difficilement atteignable.

Il formule alors la question suivante : Quel est notre objectif pour FPAC 2024 ?

Il poursuit sur cette approche interrogarive :

• Pouvons-nous mobiliser assez de participants, pour les inviter à prendre part à l'événement régional AfPIF/ et ainsi, accroître la participation des acteurs de la sous-région Afrique Centrale au forum AFPIF ?
• Serait-ce avantageux, sur cette base, de coupler les deux événements ?

Lire la deuxième partie ici...