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Réunions Comité Organisation ComBuildWS | Réunion du 17 Avril 2025

Notes de la Réunion du 17 Avril 2025

  • Statut Réunion : [ Tenue ]
  • Lieu : Siège de Newtelnet ; sise à Dragage, lieu dit “Entrée Ancien IAI”.
  • Date : 20250417
  • Heure Début : 13h32 UTC +1
  • Heure Fin : 14h54 UTC +1
  • Participants :
    1. Jean-Rene, CAMIX
    2. Abdou, ISOC Chapitre Cameroun
    3. Arouna, ISOC Chapitre Cameroun
    4. Sylvain, CAMIX

[ébauche] Ordre du Jour

  • Ouverture
  • Adoption du CR de la dernière réunion
  • Suivi & Progression du Travail à faire
  • Ajustements & Perspectives
  • Divers

Ouverture

Sylvain souhaite la bienvenue aux membres du Comité d'Organisation du projet ComBuildWS, les remercient pour les efforts consentis et annonce l'ouverture de cette réunion de reprise après trois semaines de pause lié aux successives périodes de célébrations religieuses de divers obédiences. La réunion se tient au siège de Newtelnet ; sise à Dragage, lieu dit “Entrée Ancien IAI” ; et Sylvain en profite pour remercier le Directeur Général de Newtelnet, qui a autorisé l'exploitation de cette salle de réunions à cette fin. Sylvain évoque également sa situation de santé (convalescence suite à un surménage), qui n'est pas sans avoir incluencé la décision d'ajournement de cette reprise. Les participants compatissent et les travaux se pousuivent, en toute convivialité.

Adoption du CR de la dernière réunion

Résumé est fait de la dernière réunion et il est observé qu'un rapport écrit n'avait pas encore été préparé.

Des recommandations sont données et notées.

  • Avoir une traçabilité de la tenue des réunions ; en consignant chaque rapport par écrit
  • Lorsque la réunion se tient, en présentiel, en un lieu physique ; alors, une Fiche de présence devra être remplie et signée par les participants.

Suivi & Progression du Travail à faire

Les participants vérifient la progression du travail à faire, dans l'optique de livrer la série d'atelkiers en Juin 2025 ; sachant que la Fondation ISOC a approuvé la proposition transmise par courriel, en vue de repousser la date de l'événement. Un formulaire de rapport de mi-parcours sera inséré au compte du CAMIX ; via la plateforme Fluxx. Le délai de transmission du rapport de mi-parcours est prévu pour le 25 Avril 2025. Le formulaire, en question, n'était pas encore disponible avant la tenue de la réunion.

Des recommandations suivantes sont données et notées.

  • Préparer, par anticipation, le rapport de Mi-parcours ; pour présenter l'état d'avancement d'ici le 25 Avril 2025
    • Associer des Factures proforma pour montrer que nous avions déjà mené des activités (à annexer au rapport de Mi- parcours)
    • Est-ce que nous sommes contraints de transmettre tant de details?
    • → Etoffer ce rapport de divers éléments intuitifs
    • Pouvons-nous avoir le squelete/modèle de rapport à envoyer à la Fondation ISOC ?

Ajustements & Perspectives

Tableau de Tâches à Exécuter – 20250417
ToDo-CO-ComBuildWS-20250417.# Libellé Tâche Délai Responsable Etat Observation
ToDo-CO-ComBuildWS-20250417.1 Préparer un rapport de Mi-parcours à transmettre par courriel 24 Avril 2025 CAMIX [] Rédiger & faire circuler/partager un Draft
ToDo-CO-ComBuildWS-20250417.2 Confection & Transmission de flyers 24 Avril 2025 cmNOG [] Faire circuler/partager un Draft
ToDo-CO-ComBuildWS-20250417.3 Dépôt avec décharge de Déclaration de Manifestation publique 04 Mai 2025 CAMIX [] Rédiger & faire circuler/partager un Draft – s'appuyer sur une présence locale
ToDo-CO-ComBuildWS-20250417.4 Développement du Site Web & Disponibilité du Lien hypertexte de l'Evènement 02 Mai 2025 cmNOG [] Date, Ville,
ToDo-CO-ComBuildWS-20250417.5 Réservation de la salle d'événement 25 Avril 2025 ISOC Chapitre CM [] Visite sur site, Validation Factures Proformas, Bons de Commandes, Paiements
ToDo-CO-ComBuildWS-20250417.6 Réservation des Logements (Hôtels) 25 Avril 2025 ISOC Chapitre CM [] Visite sur site, Négociations, Validation Factures Proformas, Bons de Commandes, Paiements
ToDo-CO-ComBuildWS-20250417.7 Réservation de véhicules de transport 18 Mai 2025 ISOC Chapitre CM [] Visite sur site, Validation Factures Proformas, Bons de Commandes, Paiements
ToDo-CO-ComBuildWS-20250417.8 Transmission Courrier d'invitation aux organisations, en sollicitant le nom du Représentant de chaque organisation cible ; avec décharge 02 Mai 2025 CAMIX [] Rédiger & faire circuler/partager un Draft
ToDo-CO-ComBuildWS-20250417.9 Transmission Courrier d'invitation aux orateurs 04 Mai 2025 CAMIX [] Proposition & faire circuler/partage un Draft
ToDo-CO-ComBuildWS-20250417.10 Collecter et traiter les retours des courriers d'invitations pour préparer la liste des participants 04 Mai 2025 CAMIX []
ToDo-CO-ComBuildWS-20250417.11 Transmission Courrier personnalisé de Relance d'invitation aux organisations ; avec décharge 05 juin 2025 CAMIX [] Courrier Personnaliser avec le nom du Représentant de chaque organisation cible
ToDo-CO-ComBuildWS-20250417.12 Confection des Flyers 04 Mai 2025 ISOC Chapitre CM, CAMIX, cmNOG [] Préparer & faire circuler/partager un Draft
ToDo-CO-ComBuildWS-20250417.13 Mise à Disposition du Dossier de Communication/Presse 04 Mai 2025 ISOC Chapitre CM, CAMIX, cmNOG [] Proposition & faire circuler/partage un Draft
ToDo-CO-ComBuildWS-20250417.14 Lancement et Conduite de la Communication sur les différents médias publics 04 Mai 2025 CAMIX, ISOC Chapitre CM, cmNOG [] Messages de Communication sur réseaux sociaux et autres – Proposer & faire circuler/partager Drafts
ToDo-CO-ComBuildWS-20250417.15 Mise à Disposition du Programme des Journées 28 Avril 2025 cmNOG [] …avec Orateurs.
ToDo-CO-ComBuildWS-20250417.16 Confection Kit du Participant 10 Mai 2025 ISOC Chapitre CM []
ToDo-CO-ComBuildWS-20250417.17 Prochaine Réunion, en ligne : 22 Avril 2025, 16h00 - 17h00 UTC +1 25 Avril 2025 CAMIX []
ToDo-CO-ComBuildWS-20250417.18 05 Juin 2025 CAMIX []

Divers

  • Publication Décision Ministerielle (MINPOSTEL) fixant les modalités d'accès aux différentes plateformes de données ouvertes au public
  • Formation des leaders pour la protection des enfants en ligne ; organisée par le Chapitre ISOC Cameroun.

Prochaine Reunion, en ligne : 22 Avril 2025, 16h00 - 17h00 UTC +1.

cm-ixp-federation/community-emulation/projects/isocfdn-spi_g-202409-20336/combuildws_for-managers/organising-committee/meetings/20250417.txt · Last modified: 2025/04/24 13:11 by cacty